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Les factures fournisseurs 100% dématérialisées
Avec le logiciel FreeMind for Invoices vous pouvez passer à la gestion 100 % électronique de vos factures fournisseurs et ceci dès le premier jour d’utilisation. Cette solution logicielle accepte les factures de tout format du document papier traditionnel au format électronique natif tel que XML, EDI et PDF. FreeMind for Invoices convertit des factures fournisseurs en transactions électroniques, les rapproche des bons de commande, les intègre directement dans vos progiciels de gestion intégrés (ERP) ou, pour les factures sans commande notamment, les distribue par e-mail vers le workflow adapté pour validation et imputation.
Passez à FreeMind for Invoices et traitez en une heure autant de factures qu'en une journée auparavant
Aucune autre offre sur le marché n’égale la puissance d'ITESOFT.FreeMind for Invoices en termes de rapidité et de fiabilité de lecture des factures papier. ITESOFT valorise ses technologies exclusives de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour obtenir des résultats inégalés d’extraction de documents, même concernant des documents complexes. ITESOFT.FreeMind for Invoices capture toutes les données importantes des factures, lignes d’articles inclus. Cette solution est même capable ‘d’apprendre’ de nouveaux formats de factures automatiquement, ce qui signifie que vous n’êtes pas obligés de créer de nouveaux templates avant d’utiliser le système.
Pour les factures avec commandes, l’automatisation est encore plus grande grâce à nos algorithmes exclusifs de rapprochement automatique commande - facture et les gains de productivité de la dématérialisation d'autant plus forts.
Intégration avec tous les ERP
ITESOFT.FreeMind for Invoices ne se contente pas d'exporter les données de factures dans vos systèmes ERP, il s'appuie sur les référentiels de données de l'ERP pour maximiser l'automatisation et pour s’assurer de la conformité des factures et des données lues avant de les enregistrer.
ITESOFT fournit une intégration certifiée avec les systèmes SAP et Oracle EBS grâce aux modules ITESOFT.Balance dédiés. Pour les autres systèmes d’ERP, FreeMind for Invoices dispose de connecteurs pour la majeure partie des logiciels ERP tel que Infor, PeopleSoft, JD Edwards, Microsoft Dynamics. L’intégration avec de nouveaux ERP est rendue naturelle grâce à la nouvelle plate-forme SOA d’intégration ITESOFT.Hub.
Les principales fonctions en aperçu
- Capture des factures et avoirs à partir de documents papiers et formats PDF, XML et EDI.
- Fonctionne sans modèle (template) fournisseur spécifique.
- Pas de séparateur entre les factures (les factures multi pages sont détectées automatiquement).
- Les modules de numérisation et de vidéo codage sont accessibles dans un navigateur, ce qui facilite le déploiement en organisation décentralisée.
- Lecture et validation des données des lignes articles, même sur des factures multi pages.
- Connexion aux données de référence fournisseur pour vérification et rapprochement avec les commandes.
- Parfaitement adapté pour des sociétés traitant avec des centaines, voire des milliers de fournisseurs et recevant des centaines, voire des milliers de factures par jour.
- Des algorithmes uniques de nettoyage automatique d’images fournissent des taux de reconnaissance optique de caractères (OCR) inégalés.
- Recrée des documents formatés à partir de factures EDI pour faciliter ensuite la consultation par les utilisateurs.
Solution autonome ou élément de la Suite ITESOFT Purchase-to-Pay
Directement connectée à vos systèmes ERP ou ECM existants, FreeMind for Invoices est un véritable avantage en tant que solution autonome de capture de factures. Combinée avec d’autres produits ITESOFT de la Suite Purchase-to-Pay, cette solution est encore plus puissante.
Calculer le retour sur investissement (ROI) et comprendre sa valeur
Economies directes
- Une meilleure productivité du service comptabilité fournisseur
- Des coûts réduits d’acheminement physique, de stockage et d’archivage des documents
- Moins d’erreurs et de coûts inhérents
- Une meilleure prise d’escomptes pour paiement anticipé
Economies indirectes
- Une meilleure maîtrise du processus comptabilité fournisseur
- Un gain de temps pour les équipes, qui peuvent se consacrer à des tâches à meilleure valeur ajoutée
- Une meilleure relation fournisseurs
- Une accélération globale du business
La plupart des clients FreeMind for Invoices obtiennent leur retour sur investissement ROI en moins d’un an.
Description du processus fonctionnel
Capturer et collecter : une seule solution pour les documents papier et factures électroniques
FreeMind for Invoices capture les documents dès qu’ils entrent dans votre société :
- En centralisé en utilisant un scanner de production, dans un centre de service partagé ou service central de comptabilité fournisseur.
- En décentralisé sur des sites locaux en utilisant le module de numérisation via le web connecté à un scanner bureautique, un scanner réseau ou des appareils multifonctions.
- A partir de plates-formes EDI et WebEDI.
En capturant des documents de manière cohérente et contrôlée, FreeMind for Invoices vous permet de traiter des factures entrantes sans délai. Vous éliminez ainsi les coûts associés aux photocopies et à l’acheminement physique des documents, tout en minimisant le risque de perte de factures au sein de votre organisation, cause des retards d’enregistrements comptables.
Extraire et valider les données
La solution permet d'extraire et de valider les données des factures avec un minimum d’intervention manuelle. 80%, et même plus, de vos factures sont lues automatiquement et transférées immédiatement aux systèmes ERP pour imputation et enregistrement. Une facture est reprise uniquement quand les règles de gestion ne sont pas respectées: par exemple, quand il manque la référence du bon de commande.
Avantages:- Réduit le coût de saisie manuelle des données.
- La productivité du service comptabilité fournisseurs est moins dépendante du « talent de saisie » de chacun.
- Les factures sont comptabilisées sans délai, améliorant l'exactitude du reporting financier en fin d’exercice.
La gestion des exceptions et le contrôle qualité
Une petite quantité de documents ou une partie de document peut être présentée à un utilisateur pour vérification. Dans ce cas, le module ITESOFT.FreeMind WebCheck propose une interface si intuitive qu’elle stimule l’adhésion et la productivité des utilisateurs, ce qui permettra d’obtenir des données plus fiables.
Avantages:- Améliore la productivité de l’utilisateur et son confort d’utilisation
- Le module de gestion des exceptions basé sur le web permet une organisation de travail flexible, à partir de sites géographiquement éloignés.
Intégration des images et des données de factures vers les systèmes ERP
Dans la dernière étape du processus, les données et images sont intégrées dans les systèmes ERP et transférées au workflow et/ou à un système de gestion de documents tels que ITESOFT.Share ou Microsoft SharePoint pour enclencher le circuit de validation et d’imputation avant la comptabilisation finale en ERP.
Avantages:- S’intègre parfaitement au processus de capture et de validation des factures.
- Vous permet de travailler essentiellement avec des documents électroniques, même si vous recevez principalement des documents papier, vous affranchissant ainsi du coût et des inconvénients de la distribution manuelle.
- ITESOFT.Share représente l’avantage d’une solution nativement intégrée à FreeMind for Invoices.
- Fournit des solutions d’intégration certifiées pour SAP et Oracle EBS pour une intégration sans faille dans vos systèmes ERP.
Rappel immédiat
Pauline Ducat
