Nos logiciels

Atelier de contrôle et d'intégration de factures dématérialisées certifié par SAP et Oracle

ITESOFT.Balance est un logiciel de traitement et d’intégration de factures fournisseurs certifié SAP et agréé Oracle. Il rajoute des fonctionnalités complémentaires à votre ERP SAP ou Oracle EBS pour automatiser l’intégration, l’imputation et la comptabilisation des factures électroniques et des factures papiers numérisées et traitées par les logiciels de reconnaissance de caractères (OCR).

Elément de la Suite Purchase-to-Pay de ITESOFT, ITESOFT.Balance. ITESOFT.Balance apporte deux bénéfices majeurs : (1) des gains de productivité pour votre société et (2) un environnement de travail nettement amélioré pour votre service comptabilité fournisseurs.

ITESOFT.Balance permet de gérer toutes les situations et les étapes du processus d’enregistrement des factures : les factures avec commandes sont rapprochées des commandes et des bons de réception correspondants (rapprochement à trois niveaux). En cas d’écart, les workflow idoines sont automatiquement déclenchés vers la personne concernée pour validation/refus. Dans le cas de factures d'achats avec commandes, ITESOFT.Balance peut réaliser une intégration des factures de la capture jusqu’à l’enregistrement et au paiement sans aucune intervention manuelle !

Aperçu des fonctionnalités : ITESOFT.Balance pour utilisateurs SAP et Oracle

Certification SAP ou Oracle, basée sur des mécanismes d’intégration standard. Pour SAP: Idocs, BAPI, RPC. Pour Oracle: PLC.
Traitement des factures MM et des factures FI (SAP).
Rapprochement automatique commandes - factures, via des règles de gestion paramétrables.
Intégration native à la Suite ITESOFT Purchase-to-Pay Suite composée de ITESOFT.FreeMind for Invoices, ITESOFT.Share, ITESOFT.Dashboard ; une offre globale unique qui fournit des gains de productivité inégalés ainsi que le contrôle du processus de bout en bout, de la réception des factures électroniques et numérisées jusqu’à leur paiement.
Intégration facile avec d’autres systèmes de e-Procurement et places de marchés électroniques à travers une architecture ouverte SOA.
Utilisation de l’interface GUI standard de SAP ou Oracle EBS pour une ergonomie sans surprise et une acceptation optimale de la part de l’utilisateur. Les utilisateurs du workflow ont aussi la possibilité d’utiliser l’application ITESOFT.Share web, qui permet de s’affranchir de l’interface standard de l’ERP.
Adaptation aux règles de comptabilisation, processus de gestion et workflows les plus complexes.

Avantages produit

Augmente la productivité du service comptabilité fournisseur en automatisant le rapprochement des factures, le déclenchement du workflow et le suivi.
Permet une gestion entièrement dématérialisée des factures fournisseurs.
Valorise l’investissement ERP, grâce à cet add-on natif certifié.
Inclut des connecteurs pré paramétrés pour limiter les coûts d’intégration.
Offre une flexibilité maximale pour gérer tout type d’exigence comptable.
Propose un excellent confort d’utilisation et un environnement de travail de pointe, stimulant ainsi l’adhésion et la motivation du service comptabilité fournisseurs et permettant aux équipes d’investir plus de temps aux tâches à valeur ajoutée (Il est bien connu que les piles de papiers sont synonymes de stress pour de nombreuses personnes).

Full process description

Capture and collect

a single solution for paper and e-invoices

FreeMind for Invoices captures documents wherever they enter your organisation:

At a centralised location using a fast document scanner in a shared service centre or central AP department.
At remote offices and branch locations using the browser-based scan module connected to a desktop scanner, network scanner, or multi-function device (MFD).
From EDI and WebEDI providers.

Benefit:

By capturing documents in a consistent and controlled manner, FreeMind for Invoices enables you to process incoming invoices without delay, effectively eliminating the costs associated with photocopies and transport, and eradicating the risk of losing invoices within your organisation and causing delays in posting.

Extract and validate data

The solution extracts and validates invoice data with minimal manual intervention. Up to 80% or more of your invoices are read automatically and go straight into the ERP for coding and posting. An invoice is only stopped and flagged when a business rule is broken, such as when the PO number is missing.

Benefit:

Saves cost of keying-in information by hand.
AP department productivity is less dependent on data entry skills.
Invoices are accounted for without delay, improving the accuracy of end-of-period financial reporting.

Exception handling and QA

A small portion of documents or fields may be presented to a user for verification. In this case the ITESOFT.FreeMind WebCheck module offers an easy-to-use interface that both fosters user acceptance and productivity, thereby resulting in better data quality.

Benefit:

Increases user productivity and comfort.

Export invoice images and data to the ERP

In the last step of the process, extracted data and images are exported to the ERP and passed to a workflow and/or document management system such as ITESOFT.Share or Microsoft SharePoint to begin approval and coding workflows before final posting in the ERP system.

Benefit:

Seamlessly integrates the invoice capture and approval process.
Enables you to work exclusively with e-documents even when you mostly receive paper, thus avoiding manual document distribution costs and hassles.
ITESOFT.Share offers the advantage of an integrated single-source solution.
Provides certified integration solutions for SAP and Oracle EBS for worry-free integration with your ERP