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Vous est-il facile de connaitre à tout instant le statut de telle ou telle facture fournisseur ?

Votre responsable financier ou votre chef comptable peut-il rapidement et correctement répondre au Directeur Financier qui lui demande combien de factures fournisseurs ont été reçues dans le mois et pour quel montant ?

Quels sont les fournisseurs les plus difficiles à gérer ? Combien coûte réellement la gestion d'un fournisseur à la compta ?

Ces questions sont récurrentes dans un Service Comptabilité Fournisseur. Pour y répondre correctement, l’équipe comptable et son management doivent investir un temps précieux.

ITESOFT.Dashboard vous donne une vision globale et un contrôle sur le processus Purchase-to-Pay

Cette application fournit une gamme variée de vues consolidées du processus, que ce soit sous forme de graphiques ou de tableaux de bord. ITESOFT.Dashboard garantit aussi une piste d’audit complète de toutes les factures traitées par la suite logicielle ITESOFT Purchase-to-Pay.

Avec ITESOFT.Dashboard, vous aurez le contrôle total de vos processus comptabilité fournisseur, que ce soit sous l’angle opérationnel ou financier.

Les principales fonctions en aperçu

Offre une vision de bout en bout du processus, de la réception des factures électroniques et numérisées jusqu’à leur paiement.
Supervise en temps réel la solution Purchase-to-Pay et identifie les goulets d’étranglement et problèmes de production.
Trace chaque action manuelle et automatique, indiquant clairement «qui a fait quoi et quand».
Nativement intégré à la Suite ITESOFT Purchase-to-Pay, au même titre que ITESOFT.FreeMind for Invoices, ITESOFT.Share, ITESOFT.Balance (SAP or Oracle).
S’intègre facilement à tout ERP, à travers une architecture SOA ouverte.
Inclut 10 rapports types prédéfinis répondant aux demandes les plus fréquentes ; Offre une totale liberté de paramétrage pour créer sur mesure vos propres rapports et tableaux de bords.
Propose une interface web intuitive et moderne pour un accès à distance simple.

Bénéfices

Garantit une piste d’audit complète de tout le processus de comptabilité fournisseur – condition sine qua non de la conformité règlementaire (SOX et similaire) qui facilite aussi le travail des auditeurs.
Vous permet une supervision des processus, une détection facilitée d'éventuels problèmes et une anticipation des besoins
Fait gagner du temps grâce aux rapports packagés, qui évitent le recours à la création manuelle fastidieuse d’outils de suivi, sources d’erreurs potentielles dans un tableur
Augmente la productivité du Service Comptabilité Fournisseur en minimisant le temps passé à répondre aux demandes fournisseurs (et même de déléguer cette tâche à des collaborateurs hors Comptabilité Fournisseurs).
L'accès aux données de production historisées permet de mesurer et d’analyser la performance et l'atteinte des niveaux d'engagement de qualité de service.

Full process description

Capture and collect

a single solution for paper and e-invoices

FreeMind for Invoices captures documents wherever they enter your organisation:

At a centralised location using a fast document scanner in a shared service centre or central AP department.
At remote offices and branch locations using the browser-based scan module connected to a desktop scanner, network scanner, or multi-function device (MFD).
From EDI and WebEDI providers.

Benefit:

By capturing documents in a consistent and controlled manner, FreeMind for Invoices enables you to process incoming invoices without delay, effectively eliminating the costs associated with photocopies and transport, and eradicating the risk of losing invoices within your organisation and causing delays in posting.

Extract and validate data

The solution extracts and validates invoice data with minimal manual intervention. Up to 80% or more of your invoices are read automatically and go straight into the ERP for coding and posting. An invoice is only stopped and flagged when a business rule is broken, such as when the PO number is missing.

Benefit:

Saves cost of keying-in information by hand.
AP department productivity is less dependent on data entry skills.
Invoices are accounted for without delay, improving the accuracy of end-of-period financial reporting.

Exception handling and QA

A small portion of documents or fields may be presented to a user for verification. In this case the ITESOFT.FreeMind WebCheck module offers an easy-to-use interface that both fosters user acceptance and productivity, thereby resulting in better data quality.

Benefit:

Increases user productivity and comfort.

Export invoice images and data to the ERP

In the last step of the process, extracted data and images are exported to the ERP and passed to a workflow and/or document management system such as ITESOFT.Share or Microsoft SharePoint to begin approval and coding workflows before final posting in the ERP system.

Benefit:

Seamlessly integrates the invoice capture and approval process.
Enables you to work exclusively with e-documents even when you mostly receive paper, thus avoiding manual document distribution costs and hassles.
ITESOFT.Share offers the advantage of an integrated single-source solution.
Provides certified integration solutions for SAP and Oracle EBS for worry-free integration with your ERP