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La référence mondiale en Capture Intelligente de Documents
ITESOFT.FreeMind Enterprise est une solution de capture intelligente de documents qui transforme automatiquement l’intégralité du flux des documents entrants en données utiles et exploitables pour l'exécution d'un processus métier. C'est ce qu'on appelle la Lecture Automatique de Documents (LAD) et la Reconnaissance Automatique de Documents (RAD).
Bien au-delà de la simple numérisation des documents
ITESOFT.FreeMind Enterprise va bien au-delà des logiciels de numérisation classiques. Le logiciel ne se contente pas de scanner des lots de documents pour que des opérateurs puissent saisir manuellement les données pertinentes dans vos systèmes à partir des images.
Cette solution se démarque par sa capacité à lire l’intégralité de chaque document pour en comprendre le contenu de manière fiable et pour lui appliquer ensuite des règles de gestion afin d'accélérer son traitement et de réduire au maximum les interventions manuelles nécessaires à l'accomplissement du processus métier qu'il alimente.
Une efficacité reconnue et récompensée
ITESOFT.FreeMind Enterprise est une solution unique en son genre qui a su démontrer sa performance depuis longtemps. La fameuse société de consulting Pentadoc a distingué FreeMind Enterprise dans son test comparatif en décernant au logiciel le prix de la meilleure performance en classification automatique des documents et extraction de données.
Les principales fonctions en aperçu
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Capture de documents papiers, e-mail et fax.
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Traitement de tout type de documents, que ce soient des documents non structurés manuscrits, semi structurés comme les factures ou les bons de livraison, ou des formulaires structurés.
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Accessibilité et déploiement aisés, en particulier auprès de collaborateurs distants au travers des modules de capture et vidéo codage via le web.
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Architecture robuste et sécurisée pour traiter des millions de documents par jour.
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Inclut un modèle de supervision pour l’analyse et la supervision du processus de bout en bout
Comprendre le ROI d'ITESOFT.FreeMind Enterprise
Même si chaque entreprise ou organisation est unique et a besoin d'établir la base de calcul de ROI pour son propre cas, voici les pistes que les clients d’ITESOFT suivent généralement pour calculer leur ROI :
Economies directes
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L'élimination des manipulations de documents après la numérisation des documents augmente directement la productivité des équipes.
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La réduction drastique de la saisie manuelle réduit les erreurs de manière considérable et avec elles les coûts de résolution des problèmes engendrés.
Economies indirectes
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La meilleure maîtrise des processus a un impact direct sur votre capacité à respecter vos engagements de niveau de service rendu (SLAs).
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La traçabilité des processus de A à Z permet à votre entreprise de se distinguer en termes de gouvernance d’entreprise et d'en récolter des bénéfices indirects quelques fois considérables, notamment en termes de réputation
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Une plus grande efficacité améliore les relations avec vos interlocuteurs externes, notamment vos clients et vos fournisseurs.
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L’accélération globale des processus de l’entreprise représente un avantage compétitif.
Description du processus fonctionnel
Capturer et collecter : le papier et bien au-delà
- Dans une salle courrier centralisée via la capture par lots avec des scanners à volumes moyens ou gros volumes.
- Dans des bureaux délocalisés ou des succursales en utilisant le module de numérisation via le web pilotant des scanners bureautiques de tout type.
- Depuis des serveurs e-mail (la solution permet de lire le contenu de l’e-mail et des documents joints).
- Depuis des systèmes de fax.
- Partout dans l’entreprise, en utilisant des périphériques multifonctions.
En capturant des documents directement à la source, FreeMind Enterprise élimine le risque de perte de documents, tout en réduisant les coûts associés à l’acheminement physique des documents, et en évitant le traitement répété des mêmes documents.
Identifier, catégoriser et trier automatiquement les documents
Une fois les documents capturés, les technologies exclusives et uniques de classification de FreeMind Enterprise reconnaissent automatiquement le type de chaque document, détectent et valident la structure de plis et dossiers complexes. Cette solution fait appel à des règles de gestion adaptées à vos propres besoins et les documents qui sont lus correctement sont traités sans aucune intervention humaine. En cas de doute les documents passent par le module de gestion des exceptions pour vérification.
Avantages:- Suppression de la quasi totalité de la préparation complexe du courrier en amont ainsi que du contrôle des images dans la salle de courrier
- Accélération de la distribution des documents vers les personnes et les processus concernés pour écourter les cycles de traitement.
Extraire et valider les données
FreeMind Enterprise utilise sa technologie avancée de OCR/ICR pour lire les données de tous les documents numérisés, des documents imprimés ou manuscrits jusqu’aux codes barres et aux cases à cocher, sur des formulaires standard autant que sur n’importe quel document non structuré. Une fois que les données sont capturées, le logiciel applique les règles de gestion définies pour vérifier l’exactitude des données. En cas de défaillance ou de doute, le document est transmis à un opérateur pour gérer cette exception. L’opérateur le vérifie ensuite grâce à une interface présentant l’image du document et rendant évidente la confirmation des données extraites dans leur contexte d’origine.
Avantages:- Les technologies OCR/ICR réduisent de manière significative la saisie manuelle des données.
- Economies des coûts de traitement et accélération de la circulation de documents dans les processus métiers
La gestion des exceptions et le contrôle qualité
FreeMind Enterprise fournit un environnement intuitif et productif pour vérifier des documents et des données extraites, dans les cas où l’intervention du personnel est nécessaire. Seule une fraction de la masse des documents ou seules quelques zones d’un document sont présentées à un utilisateur. Dans ce cas, le module de contrôle qualité FreeMind QA favorise l’adhésion de l’utilisateur et la productivité, grâce à une interface intuitive. Ce qui permettra d’obtenir des données plus fiables. Ce module est disponible à la fois en client web pour être déployé localement et à distance dans toute votre entreprise, et en client lourd Microsoft Windows®
Avantages:- Améliore la productivité et le confort d’utilisation des opérateurs de saisie.
- Le module web de gestion des exceptions permet une organisation de travail flexible, à partir de sites distants.
Exporter les documents et les données
La dernière étape du processus consiste à transférer les images de documents, leurs méta données et leur contenu vers vos systèmes d’entreprise ou ECM, tels que Microsoft SharePoint ou ITESOFT.Share.
Avantages:- Vient en support à tous les systèmes ECM ou systèmes d’entreprise préexistants.
- Renforce votre stratégie SharePoint.
- Augmente l’efficacité, si vous optez pour la solution intégrée ITESOFT.Share
Mise en place de l’application
FreeMind Studio est une application complète d’installation et de configuration de votre environnement FreeMind Enterprise, permettant de maximiser sa performance. Cette application facile d’utilisation vous simplifie le démarrage du système de capture et l’accompagne dans la durée, proposant une manière intuitive de gérer votre environnement (vos échantillons de documents, vos règles de tests d’identification pour les nouveaux documents, etc.)
Gestion de la production et supervision
FreeMind Enterprise est un système de production robuste qui fournit une automatisation supérieure pour l’intégration de documents et de données critiques pour l’entreprise. La console FreeMind Supervise sert à la supervision du système pour s’assurer que vos opérations se déroulent bien tout au long du processus et que vous respectiez bien, comme prévu, vos cadences de traitement et vos engagements de niveau de service (SLAs).
Rappel immédiat
Pauline Ducat
