Automatiser le traitement des commandes clients BtoB

ITESOFT.FreeMind for Orders est une solution logicielle dédiée à l’automatisation du traitement des commandes BtoB. Cette solution a été conçue pour les sociétés qui reçoivent des flux quotidiens de commandes comportant beaucoup d’articles différents provenant d’un grand nombre de clients différents, comme c’est le cas dans les industries pharmaceutiques, médicales, le secteur des pièces électroniques, etc.

Le processus de traitement des commandes est une étape critique :

• Les erreurs peuvent coûter très cher et avoir des conséquences importantes

• La notion de gestion du temps est essentielle

Les erreurs et les retards ont par ailleurs un effet négatif sur le taux de satisfaction clients

ITESOFT.FreeMind for Orders vous permet de maîtriser ces risques potentiels de surcoût en utilisant des fonctionnalités avancées de traitement de documents pour automatiser la saisie des données de commandes reçues par fax, courrier, e-mail et EDI. La solution est même en mesure d’effectuer des requêtes automatiques vers les ERP pour vérifier les prix et la disponibilité des produits.

Mais l’avantage le plus intéressant de l’installation d'ITESOFT.FreeMind for Orders, c’est que la productivité de saisie des commandes est au moins doublée et que les erreurs sont réduites de manière significative. Cela permet de réaliser des réductions de coûts directs et indirects considérables.

Un autre avantage de ITESOFT.FreeMind for Orders, c’est que le logiciel vous donne la possibilité d’un meilleur contrôle et d’une visibilité améliorée de la totalité du processus en générant des rapports détaillés concernant, par exemple, la qualité des commandes entrantes ou la productivité du service. Vous analysez ainsi des indicateurs précieux pour mettre en place par la suite des axes d’amélioration.

Comment fonctionne ITESOFT.FreeMind for Orders ?

ITESOFT.FreeMind for Orders est une solution basée sur ITESOFT.FreeMind, une plateforme de capture de documents primée, capable de lire les données de documents semi structurés, d’e-mails ou de documents XML ou EDI, en utilisant des techniques avancées de reconnaissance optique de caractères (ICR/OCR). Le terme «semi structuré» correspond à des documents au contenu structuré (référence de commande, nom du client, références article, quantités et prix) mais sans mise en page standard ou prévisible, quant à l’emplacement des informations sur ce document. C’est le cas des commandes envoyées par des clients qui ont leur propre système d’édition de commandes.

Grâce à l’expertise d’ITESOFT dans la capture de documents et de données, ITESOFT.FreeMind for Orders est en mesure de relever de nombreux défis concernant la gestion des commandes, comme par exemple les défis posés par  :

• Un large panel de documents formatés de manière différente

• Des incohérences dans les références des commandes ou les unités de conditionnement, etc.

Mais il faut bien plus qu’un système d’extraction de données exceptionnel pour établir un système de gestion de commandes productif. ITESOFT.FreeMind for Orders possède des mécanismes d’intégration ERP spécifiques qui vont vous permettre de simuler le traitement des commandes avant qu’elles ne rentrent réellement dans vos systèmes. Cette option vous permet de savoir à l’avance si les prix et unités de conditionnement sont corrects et si tous les produits sont disponibles. Combinées de manière intelligente avec la capacité de lecture de cette solution, ces fonctionnalités importantes représentent une plus value exceptionnelle pour les sociétés qui ont une quantité importante de commandes à gérer.

Aperçu des fonctionnalités uniques

• Capture de commandes à partir de documents fax, documents papiers, et formats PDF, XML et EDI .

• Utilisation d’une approche OCR Full Text, ne nécessitant plus de création de modèles spécifiques pour chaque expéditeur.

• Lecture et validation de données de lignes d’articles dans des tableaux, même sur des documents multi pages.

• Connexion aux données de références pour vérification, avant l'enregistrement de la commande.

• Algorithmes dédiés au nettoyage d’images fournissant des taux de lecture OCR inégalés.

• Archivage électronique d’images en utilisant ITESOFT.Share.