Nos logiciels

ITESOFT.Share est une application logicielle puissante permettant aux entreprises de basculer leurs processus métiers du papier vers le web. Intégré avec ITESOFT.FreeMind et les autres applications métiers, comme les ERP et les CRM, ITESOFT.Share offre la maîtrise totale et la traçabilité de bout en bout des processus métiers de gestion de documents et de flux d’information, tout en améliorant drastiquement leur efficacité.

ITESOFT.Share propose des solutions packagées prédéfinies pour les processus comptabilité fournisseur, achats et relation clients ou, après paramétrage, pour tout autre processus métier de votre choix.

Apporter simplement de la valeur fonctionnelle à votre ERP et vos applications métiers

ITESOFT.Share a spécialement été conçu pour vous permettre d’intégrer les fonctions de workflow et de GED à vos applications métiers majeures tels que les ERP, les applicatifs Achats et pratiquement toute autre sorte d’application métier.

Basé sur une architecture orientée services (SOA) et conforme à la norme standard CMIS, ITESOFT.Share s’intègre facilement à votre environnement informatique. ITESOFT.Share capitalise même sur vos propres choix stratégiques informatiques, en proposant une approche « best of breed », qui valorise les applications existantes sans chercher à les remplacer. L’usage de chaque élément de votre système est ainsi parfaitement adapté et optimisé.

Stocker, consulter et collaborer

ITESOFT.Share a une offre fonctionnelle modulable fonction de vos besoins:

Store : licence dédiée au stockage de documents électroniques dans ITESOFT.Share
Retrieve : licence utilisateurs dédiée à la consultation des documents stockés dans le ITESOFT.Share.
Collaborate : licence dédiée aux intervenants des workflow, que ce soit depuis leur postes de travail, leur smart phone ou bien encore leur tablette en utilisant ITESOFT.Share Everywhere.

Les principales fonctions en aperçu

Fournit des solutions packagées prédéfinies, permettant de mettre en œuvre rapidement des projets pour la comptabilité fournisseur, les achats et la relation clients,
Inclut une option de mobilité avec ITESOFT.Share Everywhere (application HTML 5).
Permet de définir plusieurs processus flexibles parallèles de circulation des documents grâce à la fonction de workflow dynamique.
Hérite des règles d’autorisation utilisateurs, s’interface aux annuaires d’entreprise ainsi qu’aux systèmes de messagerie pour permettre la notification par e-mail des acteurs des workflow.
Intégré à la Suite Purchase-to-Pay, permettant alors de profiter d’une solution packagée unifiée depuis la capture jusqu’aux fonctions de supervision et de reporting, en passant par les workflow.
Garantit une piste d’audit complète du cycle de vie global des documents.
Stocke les documents dans son propre répertoire ou dans votre système ECM (Enterprise Content Management System).
Bénéficie d’une intégration native avec ITESOFT. FreeMind.
Inclut un connecteur standard à SharePoint 2010.

Fonctionnalités produit

Capture des documents avec ITESOFT FreeMind.
Distribution des documents vers les différents intervenants des workflow.
Export des données métier vers les ERP, CRM et les applications métiers.
Archivage et consultation des documents depuis ITESOFT.Share ou export vers tout autre système ECM au standard CMIS et vers SharePoint 2010.

Full process description

Capture and collect

a single solution for paper and e-invoices

FreeMind for Invoices captures documents wherever they enter your organisation:

At a centralised location using a fast document scanner in a shared service centre or central AP department.
At remote offices and branch locations using the browser-based scan module connected to a desktop scanner, network scanner, or multi-function device (MFD).
From EDI and WebEDI providers.

Benefit:

By capturing documents in a consistent and controlled manner, FreeMind for Invoices enables you to process incoming invoices without delay, effectively eliminating the costs associated with photocopies and transport, and eradicating the risk of losing invoices within your organisation and causing delays in posting.

Extract and validate data

The solution extracts and validates invoice data with minimal manual intervention. Up to 80% or more of your invoices are read automatically and go straight into the ERP for coding and posting. An invoice is only stopped and flagged when a business rule is broken, such as when the PO number is missing.

Benefit:

Saves cost of keying-in information by hand.
AP department productivity is less dependent on data entry skills.
Invoices are accounted for without delay, improving the accuracy of end-of-period financial reporting.

Exception handling and QA

A small portion of documents or fields may be presented to a user for verification. In this case the ITESOFT.FreeMind WebCheck module offers an easy-to-use interface that both fosters user acceptance and productivity, thereby resulting in better data quality.

Benefit:

Increases user productivity and comfort.

Export invoice images and data to the ERP

In the last step of the process, extracted data and images are exported to the ERP and passed to a workflow and/or document management system such as ITESOFT.Share or Microsoft SharePoint to begin approval and coding workflows before final posting in the ERP system.

Benefit:

Seamlessly integrates the invoice capture and approval process.
Enables you to work exclusively with e-documents even when you mostly receive paper, thus avoiding manual document distribution costs and hassles.
ITESOFT.Share offers the advantage of an integrated single-source solution.
Provides certified integration solutions for SAP and Oracle EBS for worry-free integration with your ERP