Vue d'ensemble

Pour les acteurs de l'IARD, l'assurance vie, l'assurance de personnes, la prévoyance ou la santé, les traitements et la gestion efficiente de flux de documents entrants ont un impact direct sur la compétitivité et influent sur leur capacité à passer rapidement à l'entreprise numérique, un enjeu critique dans le secteur.

Des milliers de déclarations de sinistres, formulaires, justificatifs d’identité ou de domicile, factures, contrats, etc sont reçus sous forme de de documents papiers, d’e-mails ou de fax chaque jour et doivent être traités rapidement et en toute fiabilité pour répondre aux clients dans des délais les plus courts. Le tri, le classement et la saisie manuelle de ces flux d’information sont chronophages, coûteux et sources potentielles d’erreurs.

Cette problématique est la vôtre ? Il est probablement temps de passer à la capture intelligente de documents et à l'automatisation des processus d'ouverture, de gestion de la vie des contrats et des encaissements.

Répondre aux enjeux du secteur des assurances grâce à la capture intelligente de documents

Se différencier par une expérience client hors du commun

Optimisez le temps passé par les conseillers avec les clients
Surprenez vos clients par une qualité de service qui dépasse leurs attentes!
Maximisez votre taux de résolution au premier appel
Interaction multi-canal: les clients aiment qu'on leur laisse le choix

Proposer des produits d’assurances à des tarifs compétitifs tout en protégeant vos marges

Ce sont vos produits phares qui généralement attirent et fidélisent les clients. Une compétition accrue mène souvent à des traitements de volumes importants, mais à faible marge. Le seul moyen de maintenir la rentabilité dans cette situation consiste à maintenir le coût des processus transactionnels à son minimum.

Réduire le délai de mise sur le marché de nouveaux produits d’assurance

Minimiser les délais de mise sur le marché de vos nouveaux produits est essentiel pour se différencier et conserver son leadership. Mais qui dit nouveaux produits dit nouveaux documents, processus et règles de gestion.

Pour garder la cadence, il est indispensable de disposer d’une plate-forme de traitement de documents qui soit flexible et en mesure de traiter des centaines de types de documents simultanément sur une seule chaîne de production.

Capturer, traiter, stocker: les principales fonctionnalités des logiciels d’ITESOFT pour le secteur des assurances

ITESOFT.FreeMind Enterprise est la solution de Capture Intelligente de Documents d’ITESOFT. C'est une plateforme logicielle robuste, conçue pour pouvoir traiter les volumes importants que les compagnies d’assurances reçoivent quotidiennement en un temps record. Pour nous, documents en volume signifie de quelques milliers à plusieurs millions de documents par jour pour nos plus gros clients. La couverture fonctionnelle d'ITESOFT.FreeMind Enterprise s’étend depuis la numérisation de documents par scanner, la capture de documents électroniques et la reconnaissance intelligente de caractères/reconnaissance optique de caractères (LAD), en passant par la reconnaissance et classification automatiques de documents (RAD). Une véritable salle courrier dématérialisée! ITESOFT.FreeMind Enterprise s'interface avec tous les systèmes de gestion du contenu d’entreprise (ECM), avec Microsoft SharePoint®; et ITESOFT.Share, l'application de GED et de workflow d'ITESOFT.

Numérisation sans séparateur

Augmentez la productivité de votre salle courrier en limitant la préparation des documents et des lots à leur strict minimum :

limitez le processus à la simple ouverture du courrier et à l’alimentation du scanner. FreeMind Enterprise s’est démarqué à l’utilisation auprès de nombreux clients en étant aujourd’hui l’une des solutions les plus efficaces sur le marché, permettant d’identifier et de classer des documents automatiquement, sans utiliser de séparateurs.

Capture décentralisée ou capture agence

La fonction de capture décentralisée d'ITESOFT.FreeMind Enterprise vous permet de capturer les documents dès leur réception, en central ou en agence, pour un traitement instantané.

Ceci réduit les coûts logistiques et le temps passé préalablement à envoyer des documents par coursier pour centraliser la numérisation.

L’OCR/ICR le plus performant, même sur les courriers manuscrits cursifs

Donnez plus de temps à vos équipes pour accomplir des tâches à valeur ajoutée en laissant ITESOFT.FreeMind Enterprise capturer les données de chaque document automatiquement, que ce soit des documents structurés, semi structurés, non structurés ou même des documents manuscrits.

Ce système est parfaitement adapté pour traiter automatiquement, par exemple, des notifications de changement d’adresse, le rajout d’un nouveau conducteur sur un contrat d’assurance et la gestion des courriers d’accompagnement de toutes sortes.

La capture et le traitement automatiques des chèques

ITESOFT.FreeMind Enterprise vous donne la possibilité de capturer simultanément les chèques – moyen de paiement très employé dans le secteur des assurances – et les documents et coupons associés de toutes tailles.

En limitant la gestion et le traitement manuels des chèques, vous gagnez rapidement un temps précieux et la capacité d’encaisser les chèques le jour même. Le gain se situe non seulement au niveau de votre trésorerie, mais aussi au niveau du coût du traitement répétitif de documents identiques. FreeMind Enterprise lit les données des chèques comme le montant en chiffres et en lettres, le nom et l’adresse de l’émetteur, afin de croiser ces informations avec celles du dossier correspondant et/ou avec des bases de données externes.

La validation automatique d’un ensemble de documents

Dans l'assurance, la première étape du processus du traitement des flux entrants consiste à vérifier que tous les documents reçus soient complets, en regard des règles de gestion métier. ITESOFT.FreeMind Enterprise identifie et catégorise les documents entrants automatiquement selon les règles de gestion que vous avez définies.

Les opérateurs n’interviendront donc que pour gérer les exceptions et l’assurance qualité.

Les avantages pour votre entreprise incluent le fait d’éviter le coût d’apprentissage de règles de gestion complexes aux opérateurs et d’éviter le coût encore plus élevé d’éventuelles erreurs. Mais il y a encore mieux : l’identification automatique d’un ensemble non conforme de documents vous permet de revenir vers le client pour lui demander le renvoi des documents manquants, sans rajouter de délais supplémentaires.

FreeMind Enterprise a donc un impact positif sur votre trésorerie, tout en transmettant une image positive de votre service clients.

Masquer des sections confidentielles dans les documents

ITESOFT.FreeMind Enterprise permet aux opérateurs de masquer des parties sélectionnées de documents, durant leur processus de contrôle qualité.

Par exemple, pour un questionnaire médical, le logiciel peut être paramétré pour cacher des questions de santé confidentielles aux opérateurs back office, tout en laissant le dossier complet visible par le médecin. Cette fonctionnalité devient obligatoire pour répondre à des exigences réglementaires croissantes sur le respect de la vie privée et de la confidentialité.

Gestion des dossiers de bout en bout ; de la capture au workflow depuis votre navigateur web

Vous ne disposez pas encore d’un système de gestion du contenu d’entreprise (ECM) et recherchez une solution intégrée workflow/GED pour gérer vos dossiers clients? Découvrez comment ITESOFT.Share peut répondre à vos besoins.

ITESOFT.Share est un système simple mais puissant de GED/workflow à interface web qui s’adapte aux exigences de votre entreprise pour un coût bien inférieur aux solutions ECM à couverture fonctionnelle très large. Comme toutes les solutions d’ITESOFT, ITESOFT.FreeMind Enterprise et ITESOFT.Share sont des systèmes robustes parfaitement intégrés et évolutifs capables de répondre à vos exigences de traitement à forte volumétrie de documents.