Nos logiciels
Dans tous les pays, l’arrivée de l’Internet a représenté une formidable opportunité de développer l’administration numérique dont les enjeux sont :
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d’offrir un meilleur service aux usagers et particulièrement de leur éviter de se déplacer pour leurs démarches administratives
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la réforme et la modernisation des politiques publiques avec les contraintes et objectifs budgétaires qui les accompagnent.
Les solutions logicielles d’ITESOFT agissent comme trait d’union entre les processus classiques basés sur l’échange de documents papier et les procédures entièrement dématérialisées. Elles permettent de dématérialiser la plupart des processus administratifs avec d’excellents niveaux d’automatisation et d’en récolter les bénéfices en termes d’efficacité, d’augmentation de la qualité de services et de réduction de coûts sans que toutes les conditions d’un processus 100% électronique soient remplies.
Les enjeux de l’administration numérique
Le service aux usagers comme priorité
- Permettre une interaction multicanal avec les usagers En parallèle ou en complément des services en ligne, l’envoi de documents (formulaires, demandes officielles) par courrier représente souvent des solutions rapides et pragmatiques pour les usagers. Grâce à la capture, à la dématérialisation et au traitement automatiques de ces flux entrants, l’administration peut satisfaire la demande des usagers d’utiliser des procédures en ligne tout en conservant la facilité de l’envoi de documents papier par courrier, email ou fax sans pour autant que l’ensemble de la chaîne dématérialisée soit en place. Les usagers ont le choix et ils apprécient.
- Etre capable de traiter les dossiers rapidement La réception, le tri et la distribution physique de documents, pénalisent la qualité de service par les délais et les erreurs engendrées. De plus, le traitement de dossiers physiques empêche de distribuer simplement la charge de travail en fonction des disponibilités d’agents (absences, affectation à d’autres tâches urgentes) ce qui entraîne mécaniquement un rallongement des délais moyens de traitement.
- Résoudre les problèmes des usagers lors de leur premier appel
- La résolution premier appel a un gros impact sur la perception de qualité de service et autant sur la productivité des agents administratifs. Cela implique de mettre à disposition du gestionnaire un dossier électronique complet accessible aux agents habilités où qu’ils se trouvent, le plus tôt possible.
La modernisation des services administratifs et la réduction des coûts de fonctionnement
La modernisation de l’Etat passe par de nouvelles organisations du travail et de nouveaux outils pour augmenter la qualité du service rendu et en réduire le coût pro forma. Les solutions de dématérialisation de processus métier de l’administration en font partie. Elles permettent de tenir compte des contraintes d’aménagement du territoire par le travail en réseau sur des documents numériques. Elles permettent aussi des gains de productivité pour continuer de remplir les missions avec moins de personnels (non renouvellement d’un fonctionnaire sur deux).
Un autre enjeu de la modernisation de l’Etat est l’attractivité des postes administratifs pour les nouvelles générations de fonctionnaires. En déchargant les agents d’une grande partie des tâches répétitives de traitement de dossiers, les solutions de dématérialisation favorisent la focalisation du travail des agents sur celles qui demandent des qualités personnelles d’analyse et de prise de décisions.
Capturer, Traiter automatiquement, Distribuer, Archiver.
Capture de documents et vidéocodage sur sites distants
Solution dédiée à la dématérialisation des factures fournisseurs
Performances OCR/ICR hors normes, même sur des courriers libres avec écriture manuscrite cursive
Structuration et validation automatiques de complétude de dossiers
Capture, Gestion de dossiers et archivage électroniques intégrés
Dans d’autres il faut intégrer la capture à des systèmes d’archivage électroniques à valeur probatoire respectant les exigences de la norme Z42-013. Enfin, il est de plus en plus souvent important d’intégrer la capture de production avec les solutions collaboratives SharePoint 2010.
Si vous n’êtes dans aucune de ces situations et recherchez une seule solution intégrée et performante mais dont le périmètre fonctionnel est circonscrit à la capture intelligente de documents, la gestion des dossiers et à l’archivage numérique simple, nous pouvons vous proposer notre logiciel ITESOFT.Share que nous pouvons paramétrer pour répondre précisément aux exigences de vos processus. Consultez-nous pour en savoir plus.
Rappel immédiat
Pauline Ducat
